ده سیاه‌چاله مدیریتی در ایران (۱/۲)
احمد قدیری
۱. روابط عمومی: اولین نقطه ضعف اساسی و عمومیِ قابل ذکر در نهادهای کشور، ضعف روابط عمومی‌هاست. سایت‌های به‌روز نشده و شماره تلفن‌هایی که یا وجود ندارد و یا پاسخگویی برای آن نیست از بارزترین مصادیق ضعف و اختلال روابط عمومی سازمان‌هاست.
همه اطلاعات یک سازمان از جمله چارت سازمانی، نشانی شعب و تلفن‌ها، شرح وظایف افراد و واحدها، نام مدیران و کارکنان، ساعت دقیق کاری، امکان دریافت برگه‌ها، اعلام مدارک مورد نیاز برای هر کار، تشریح کامل فرایند انجام کارها و غیره باید تماما در سایت سازمان مشخص و در دسترس باشد.
۲. مسؤل دفتر: طبیعتا کسانی به عنوان مسؤل دفتر مدیران انتخاب می‌شوند که بیشترین اعتماد متوجه‌شان است و تقریبا تنظیم تمام مسائل مهم به صورت انحصاری به آنان حواله می‌گردد و همین موضوع زمینه خیانت، سوء استفاده و یکه‌تازی مسؤلان دفاتر را فراهم می‌آورد؛ زیرا اولا شکایت از آنان عموما از زیر نظر خودشان می‌گذرد و آن را به سمع و نظر مافوق نمی‌رسانند و ثانیا به فرض هم که به طریقی برسد، روایت مسؤل دفتر از واقعه در غیاب طرف مقابل معتبر قلمداد می‌شود، و ثالثا به دلیل تراکم بالای کارها و دشواری جابجایی مسؤل دفتر، کمتر مدیری مایل یا قادر به جابجایی این افراد است؛ خصوصا که مدیران در مواجهه با انواع مسائل، اساسا خبردار نمی‌شوند که چه مواردی از آنان پنهان گشته است و گمان می‌کنند همه چیز دارد درست پیش می‌رود!
در اینجا به مسؤلان توصیه می‌گردد فردی مستقل را به عنوان «ناظر دفتر» با شرح وظیفه نظارت بر حسن انجام امور دفتری و گزارش مستقیم به شخص مدیر، تعیین نمایند.
۳. انجام نشدن دستورات: به وفور دیده می‌شود مدیری راجع به فرد یا موضوعی دستوری کتبی یا شفاهی می‌دهد که توسط زیرمجموعه انجام نمی‌شود و آب از آب هم تکان نمی‌خورد؛ زیرا به سرانجام رسیدن این دستورات یا اساسا توسط مدیر سازمان پیگیری نمی‌شود و یا از کانال انحصاری دفتر یا یک فرد خاص می‌گذرد که بعضا با کارشکنی و شیطنت آنان مواجه می‌گردد.
پیگیری موازی و مستمر دستورات مدیر سازمان توسط مسؤل دفتر و ناظر دفتر و همچنین نقره داغ کردن علنی فرد خاطی، راهکار مواجهه با این پدیده شایع و پرخسارت است.
۴. نبود نظارت و عدم امکان شکایت: نظارت بر یک مجموعه باید به دو صورت توأمانِ سازمانی و مردمی باشد. دلیل عدم تحقق نظارت بر سازمان‌ها این است که مدیریت آن نهاد، نظارت را به مسیر سازمانی شکایت منحصر کرده و جریان نظارت عمومی به دلایل مذکور در موارد پیشین، و نیز نبود «شفافیت» و «ساختار و سامانه یکپارچه نظارت، رضایت سنجی و نظام تشویق و تنبیه» عملا بلااستفاده و مسدود است.
عدم امکان شکایت نیز علاوه بر موارد پیش‌گفته، به دلایلی چون عدم شناخت مرجع شکایت یا راه ارتباطی با آن و همچنین ناامیدی مردم از حصول نتیجه بازمی‌گردد.
لازم به ذکر آنکه انواع نظارت علاوه بر «سازمانی-مردمی» عبارت است از «درون سازمانی-برون سازمانی»، «پیشینی-پسینی»، «علنی-مخفی»، «فراگیر-موردی»، «آگاهانه-غافلگیرانه» و «مستمر-دوره‌ای-اتفاقی» که استفاده توأمان از انواع این موارد، بیشترین اشراف را به مدیر می‌دهد.
همچنین باید توجه داشت خصوصا در تخلفاتی که کشف آن سخت، زمان‌بر یا دارای احتمال اندک است، باید در همان مرتبه اول، واکنش شدید و آشکار صورت گیرد تا بازدارندگی داشته باشد؛ در غیر این صورت با واکنش سبک و ساده، به دست خود قبح تخلف و بازدارندگی را زایل کرده‌ایم.
۵. اعتماد به اخبار، بولتن‌ها و گزارش‌ها: نبود سواد رسانه در اکثر مسؤلان موجب شده مرعوب نام و نشان خبرگزاری‌ها و بولتن سازمان‌ها شوند و توجه نداشته باشند که این اخبار و بولتن‌ها توسط اشخاصی نگاشته و منتشر می‌شود که در معرض انواع بی‌اطلاعی، بی‌دقتی، کپی‌کاری و سوء‌نیت هستند.
علاوه‌بر این، گزارش‌های زیرمجموعه یک سازمان اگر مصداق دروغ و وارونه نمایی نباشد، عموما به دلیل مغالطات عمدی یا سهوی آماری، لفاظی‌ها و استفاده از عبارات کیفی، بسیار فریبنده است؛ خصوصا اگر به صورت «پاور پوینت» ارائه گردد که در این صورت به دلیلی که نمی‌دانم در چشم مدیران، بسیار معتبر جلوه می‌کند!
راهکار این مورد، علاوه بر استفاده موازی و همزمان از چند منبع و کارشناس، راستی آزماییِ موردی برخی مطالب و بررسی کلمه به کلمه ادعاهای مطرح شده و درخواست توضیح و تشریح توسط فرد مدعی درحضور جمعی از کارشناسان با لحاظ «تعارض منافع» است.
یک راهکار سریع و دم‌دستی هم وجود دارد که عبارت است از جستجوی بخش‌هایی از متن گزارش در «گوگل» با دو هدفِ مشخص شدن بخش‌های کپی‌کاری و نیز مقایسه و سنجش آن با اخبار آشکار و معتبر.
بخش دوم:
eitaa.com/ghadirinetwork/4937