دسترسی داده و آگاهی نسبت به فرآیند ✍ ترجمه: #دکتر_مهرداد_کرمانی ✅ یکی از راه‎های #ارزیابی_فرآیندها جهت انتخاب برای انجام فرآیندکاوی، ارزیابی و میزان دسترسی به داده‎های آن و سطح آگاهی نسبت به آن فرآیند است. دسترسی به داده‎ها ناظر به وجود یا عدم وجود سیستم‎های اطلاعاتی در سازمان است که پیاده سازی فرآیند را پشتیبانی نموده و داده‎های حاصل از اجرای فرآیند را ذخیره نماید. ✅ آگاهی نسبت به فرآیند نیز ناظر به #اطلاعات_کارکنان در مورد چیستی و ماهیت فرآیند است.در شکل ۴ موقعیتی که ناظر به دو معیار مذکور ممکن است به وجود آید آورده شده‎ است. موقعیت‎های ۴ گانه در ادامه توضیح داده شده‌اند: 1⃣ موقعیت پایین – چپ: دسترسی کم به داده‎ها و آگاهی کم نسبت به فرآیند ✅ دسترسی کم به داده‎ها و آگاهی کم نسبت به فرآیند در خصوص برخی از فرآیندهای #سازمان_‎ها نه تنها اطلاعاتی خاص در مورد اجرایی شدن آنها در سیستم‎های اطلاعاتی وجود ندارد بلکه فرآیند نیز به طور مشخص تعریف و مشخص نگردیده ‎است. ✅ درخصوص این دسته از #فرآیندها که فرآیندهای غیرساخت یافته نیز نامیده می‎شوند، تمرکز باید بر روی تعریف، مستندسازی و تصویب فرآیندها در سطح سازمان باشد. این گام پیش‌نیاز تبدیل این فرآیندها به فرآیندهای تکرار شونده و یا بکارگیری سامانه‎های اطلاعاتی در اجرای فرآیندها است. 🔴 میزان تناسب برای فرآیندکاوی: #فرآیندهای_غیرساخت_یافته تناسب کمی برای انجام فرآیند کاوی داشته و دلیل آن عدم وجود داده‎های کافی و عدم وجود درک دقیق از فرآیند در سازمان است. 2⃣ موقعیت بالا – راست: دسترسی کم به داده‎ها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند ✅ بسیاری از فرآیندها در سازمان‎ها وجود دارند که علیرغم اینکه به خوبی تعریف و تصویب شده‎اند ولی هنوز به صورت دستی در سازمان‎ها اجرا می‌‎گردند. 🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی: از آنجا که داده‎ای در دسترس نیست، لذا فرآیندهای دستی را بطور مستقیم نمی‎توان مورد فرآیندکاوی قرارداد. اما به دلیل وجود آگاهی زیاد نسبت به فرآیند دو اقدام زیر پیشنهاد می‎گردد: ▪️الف: درحال حاضر داده‎های اجرا شده فرآیند را از روی اسناد پشتیبان کننده‎ی فرآیندها (مانند فرم‌‎های سازمانی، مکاتبات اداری و…) جمع آوری نموده و با استفاده از آنها #فرآیندکاوی در خصوص آن فرآیندها صورت پذیرد. با توجه به نظریه‎ی بالا، جمع آوری داده درخصوص این فرآیندها می‎بایست مباحثی مانند تعمیم‌پذیری و قابلیت اطمینان نتایج را در نظر گرفت و سپس به انتخاب برخی از پرونده‎ها جهت جمع‌آوری داده پرداخته شود. ▪️ب: در فاز #دیجیتال‌_سازی نیز به این امر دقت شود که این امر به گونه‎ای صورت پذیرد که داده‎های اجرایی شدن فرآیندها ذخیره سازی شده تا بتوان در آینده از ابزارهای فرآیندکاوی جهت تحلیل فرآیند استفاده نمود. 3⃣ موقعیت پایین – راست: دسترسی زیاد به داده‎ها و آگاهی کم نسبت به فرآیند ✅ برخی از #فرآیندهای_سازمانی وجود دارند که توسط سامانه‎های اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیرساخت یافته بوده و سامانه‎های اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیر ساخت‌یافته بوده و سامانه‎های اطلاعاتی اجازه‎ی رفتاری کاملا منعطف به کارکنان می‎دهند. 🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی: شناسایی و تحلیل #فرآیندهای_مبهم سازمانی یکی از کاربردهای بسیار جذاب فرآیندکاوی است. از آنجا که داده‎های اجرای فرآیند موجود بوده، انجام فرآیندکاوی شناخت دقیق از فرآیند در اختیار سازمان قرار دهد و حالات مختلف فرآیند را مورد تحلیل قرار دهد. 4⃣ موقعیت بالا – راست: دسترسی زیاد به داده‎ها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند ✅ زمانی که فرآیندی به خوبی تعریف و تصویب شده و سیستم‎های اطلاعاتی موجود در سازمان، اجرای آن را پشتیبانی می‎نمایند، آن فرآیند یک #فرآیند_اتوماتیک است. البته در سطوح مختلف می‎تواند متفاوت باشد. ✅ مثلاً یک سامانه ERP دیجیتال شده را در نظر بگیرید که بخشی از اقدامات هنوز به صورت دستی در آن انجام می‎گیرد. در این سامانه از آنجا که کارکنان سازمان باید ورود اطلاعات انجام دهند (ولی پس از ورود اطلاعات موتور اجرایی #سامانه به طور خودکار اطلاعات را برای فرد بعدی ارسال می‎نماید)، این سامانه دارای سطح پایینی از خودکارسازی است. 🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی: #فرآیند_کاوی ابزاری بسیار کاربردی برای این دسته از فرآیندهاست. البته باید دانست که هرچه فرآیند دارای سطح بالاتری از خودکارسازی باشد آنگاه بکارگیری فرآیندکاوی جهت بهینه سازی جذابیت کمتری خواهد داشت و در این دسته از فرآیندهای کاملا خودکار، فرآیندکاوی را جهت نظارت بر فرآیند و پایش عملکرد آن مورد استفاده قرار دهند. #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar